A tecnologia pode ajudar o gestor de frota a tomar as melhores decisões através da análise de folhas de cálculo de custos, de software de gestão de frotas, de softwares de manutenção ou através de um único software que englobe todas estas valências. Trabalhar a integração destes dados e transformar tudo isso em inteligência vai permitir a redução de custos e trazer mais segurança para o condutor e para a empresa. Além disso possibilita uma frota mais disponível e eficaz, sendo este conjunto de fatores vital para garantir uma operação eficiente e produtiva.

Para trabalhar os fatores em análise, o primeiro passo é a recolha de dados para gerar a informação. O segundo é transformar isso em ação. Esta ação muitas vezes significa a exigência de maior organização, obtida através da qualificação dos condutores, dos mecânicos, da sua consciencialização e do estabelecimento de indicadores de performance (KPIs). É necessário depois saber como medir os resultados e criar regras para apoiar a melhoria desses índices. Para tudo isto, é necessário capacitar o gestor de frota, havendo seis passos decisivos para aumentar a produtividade da frota:

1. Mapeamento e diagnóstico: levantamento de informações sobre a frota, como por exemplo o inventário dos veículos, quais os seus tipos, quais as operações que os veículos realizam, o gasto com o combustível, bem como com a manutenção e o índice de sinistralidade. Feito esse levantamento, é possível verificar quais os problemas e as oportunidades de melhoria.
2. Objetivos: com os problemas identificados, deve-se pensar nas metas a executar. Identificar onde há mais problemas para resolver. Se, por exemplo, houver consumo excessivo de combustível, é ideal que se estabeleçam objetivos para o reduzir.
3. KPIs: com os objetivos definidos, é necessário criar indicadores de performance. Esses índices devem estar intimamente ligados com as metas traçadas.
4. Redesenhar fluxos e processos: esquecer o que existia antes e olhar para dentro da estrutura de gestão para entender se consegue atingir os objetivos e monitorar os indicadores definidos. Se não for possível, haverá que rever os fluxos, se necessário, alterando a forma de trabalhar ou incluindo novas ferramentas que permitam atingir os objetivos e a monitorização necessária.
5. Política de frota: o ideal será estabelecer um conjunto de políticas o mais amplo possível, regendo a relação e funções de todos os funcionários e dos veículos.
6. Plano de ação: com as informações levantadas, os indicadores estabelecidos e a política de frota estabelecida, será altura de atuar para obter resultados e chegar aos objetivos. Esta é a parte mais importante deste passo a passo, porque nas etapas anteriores só se produz informação, sendo agora necessário agir. É recomendável estabelecer um plano de ação anual, sendo necessário fazer a sua revisão todos os meses.

Pedro Vieira
Consultor técnico comercial de indústria
Lubrigrupo

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